هر شرکتی به یک سیستم نگهداری سوابق قابل اعتماد نیاز دارد. این همان نرم افزار بایگانی است. بهترین نرم افزار بایگانی نرم افزاری است که از سوابق و مدارک سازمان شما در برابر گم شدن اطلاعات محافظت می‌کند. چنین نرم افزاری قادر است همه محدودیت‌های مربوط به ذخیره فیزیکی اسناد را از بین ببرد و هرگونه خطر ناشی از اتفاقاتی نظیر آتش‌سوزی یا زلزله را که ممکن است اسناد و مدارک را از بین ببرد، به صفر برساند.

داشتن یک نرم افزار بایگانی به این معنی است که امکان ردیابی هزینه‌ها و منابع درآمد را در طول عمر کسب و کارتان خواهید داشت. البته این موضوع بستگی به امکانات و ویژگی‌هایی دارد که در زمان خرید نرم افزار بایگانی اسناد از فروشنده طلب می‌کنید.

چرا تمام سازمان‌ها به نرم افزار بایگانی نیاز دارند؟

چون بزرگان حوزه کسب و کار اغلب  توصیه می‌کنند که سوابق مالی را حداقل باید به مدت 7 سال نگه دارید. فراتر از اسناد مالی، اسناد هزینه و درآمد، ممکن است سازمان شما نیاز به نگهداری سوابق اجاره نامه‌ها، سفارشات مشتری، اسناد قانونی و موارد دیگر داشته باشد.

این حجم از اسناد می‌تواند به راحتی حجم زیادی از فضای ذخیره سازی را در سازمان شما اشغال کند. همچنین اگر به دنبال اسناد خاصی باشید پیدا کردن آن بسیار هزینه‌بر خواهد بود. به هر حال مرتب کردن همه پرونده‌ها زمان بر است و حتماً نیاز به فضای زیادی برای ذخیره سازی دارد.

اگر سازمان بدون کاغذ می‌خواهید حتماً به نرم افزار بایگانی یا نرم افزاری برای مدیریت اسناد الکترونیکی نیاز دارید.

ویژگی‌های مهم بهترین نرم افزار بایگانی چیست؟

• بهترین نرم افزار بایگانی قابلیت جستجو در تمام بخش‌های یک سند را آسان می‌کند.
• به کمک این نرم افزار می‌توانید تحلیل دقیق و گزارش‌های کاملی از هر بخش داشته باشید.
• هر نوع داده‌ای در نرم افزار بایگانی قابلیت ثبت شدن دارد.
• روی جلد الکترونیکی هرسند می‌توانید هرنوع اطلاعاتی را که مایل باشید، ثبت کنید.
• مدیریت اسناد در نرم افزارهای بایگانی بسیار ساده است.
• این نرم‌افزارها جایگزین فوق‌العاده‌ای به جای بایگانی‌های فیزیکی هستند.
• نرم افزارهای بایگانی امکان خطاهای انسانی در طول پروسه ذخیره سازی و نگهداشت اسناد و مدارک را به صفر نزدیک می‌کنند.
• امنیت اطلاعات در نرم‌افزارهای بایگانی اسناد بسیار بالاست چون فقط افرادی که نام کاربری و رمز عبور تایید شده دارند می‌توانند از آن استفاده کنند.
• در نرم افزار بایگانی اسناد می‌توان فایل‌های الکترونیکی را به هر صورتی که کاربر مایل باشد دسته بندی کرد.
• اگر از نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک تحت وب استفاده کنید، همه محدودیت‌های مربوط به زمان و مکان از بین خواهد رفت.

بهترین نرم افزار بایگانی را از کجا تهیه کنیم؟

برای رها شدن از هرگونه تردیدی در این باره می‌توانید به شرکت نرم افزاری یگانه اعتماد کنید. شرکت یگانه حداقل چیزی در حدود  16 سال سابقه در زمینه تولید انواع نرم افزارهای اداری دارد. بدون شک نرم افزار بایگانی اسناد یگانه یکی از بهترین نرم‌افزارهای تولیدی این شرکت است که تاکنون توانسته بیش از 3 هزار مشتری فعال و راضی از سراسر کشور داشته باشد.

کافی است وارد سایت یگانه شوید و درخواست دموی رایگان نرم افزار بایگانی اسناد این شرکت را پر کنید. کارشناسان این شرکت در اسرع وقت با شما تماس گرفته و بر اساس زمان‌بندی شما، زمانی را برای دموی رایگان با شما هماهنگ خواهند کرد.

نرم افزار بایگانی اسناد یگانه بر اساس پیشرفته‌ترین اصول بایگانی اسناد تهیه شده و در دو نسخه تحت وب و ویندوزی عرضه می‌شود.

به تجربه شرکت یگانه اعتماد کنید و امنیت اسناد و مدارک سازمان خود را به نرم افزار بایگانی یگانه بسپارید.